Klinikler İçin Hasta Takip Programı
Instagram reklamından gelen hasta adayından operasyon sonrası 12. ay kontrolüne kadar her adım tek ekranda. Kliniğinizin iş akışına göre geliştirilen, ekibinizin gerçekten kullanacağı bir klinik CRM.
Giriş ya da kurulum gerekmez · demo tarayıcınızda açılır
Klinik hasta takip programı ne işe yarar?
Klinik hasta takip programı, hasta adayının kliniğe ilk yazdığı andan tedavi sonrası kontrollerine kadar bütün süreci tek bir sistemde toplayan yazılımdır. Estetik ve saç ekimi kliniklerinde bu süreç uzun ve çok adımlıdır: fotoğraf istenir, doktor değerlendirmesi yapılır, teklif gönderilir, kapora alınır, transfer ve konaklama ayarlanır, operasyon günü planlanır, sonra aylarca kontrol takibi sürer. Bu adımların her biri farklı bir kişinin telefonunda ya da farklı bir Excel sekmesinde kaldığında, en pahalıya mal olan şey olur: reklam bütçesiyle kazanılmış hasta adayı sessizce kaybolur.
OVOX Dijital olarak klinikler için CRM'i hazır bir paketin ekranlarına uydurmuyoruz; kliniğinizin aşamalarını, ekip rollerini ve kullandığınız kanalları baştan konuşup sisteme taşıyoruz. Dijital pazarlama tarafını da bildiğimiz için Meta ve Google reklamlarından gelen başvuruların CRM'e nasıl düşeceğini, kimin ne kadar sürede dönüş yapacağını en baştan birlikte kurguluyoruz. Genel yaklaşımımızı özel CRM yazılımı sayfasında anlattık; bu sayfa kliniklere özgü kısmı ele alıyor.
Kimler için uygun?
- Saç ekimi, estetik ve medikal estetik klinikleri
- Yurt dışından hasta kabul eden sağlık turizmi klinikleri
- Diş klinikleri ve ağız-diş sağlığı poliklinikleri
- Güzellik merkezleri ve seans paketi satan uygulama merkezleri
- Meta/Google reklamı veren ama dönüşü ölçemeyen klinikler
Kliniklerde hasta takibinin tıkandığı yerler
Hasta adayı telefonlarda dağılıyor
WhatsApp yazışmaları satış temsilcilerinin kişisel telefonlarında kalıyor. Temsilci izne çıkınca ya da ayrılınca o hasta adayının geçmişi de gidiyor.
Reklam formları saatler sonra aranıyor
Instagram ve Facebook lead formları elle indiriliyor. İlk dakikalarda aranmayan aday, aynı reklamı gören başka bir kliniğe yazıyor.
Yabancı hastayla dil ve saat farkı
Almanca, Arapça ya da İngilizce yazan hasta gece mesaj atıyor; sabah dönüldüğünde konuşma çoktan soğumuş oluyor.
Fotoğraf, teklif ve kapora ayrı yerlerde
Hasta fotoğrafları galeride, teklif Word'de, kapora dekontu e-postada. Doktor değerlendirmesinin hangi aşamada beklediği görünmüyor.
Operasyon takvimi ile satış konuşmuyor
Satış ekibi bir tarih söylüyor, ameliyathane ya da oda o gün dolu çıkıyor. Değişiklikler son dakikaya kalıyor.
Kontroller ve yorum istekleri unutuluyor
Operasyon sonrası 1. hafta, 3. ay, 6. ay ve 12. ay kontrolleri kimsenin takviminde değil; memnun hastadan yorum ve referans istenmiyor.
Klinik CRM'inde hasta adayından kontrole kadar her adım
Ekran görüntüleri Vera Hair Clinic demosundan; aynı yapıyı sizin işleyişinize göre kuruyoruz.
Meta, Google ve web formu başvuruları tek panoda
Instagram ve Facebook lead formlarından gelen hasta adayları otomatik olarak kişi kartına ve panoya düşer; web sitesi formu ve Google reklamı başvuruları da kaynağıyla birlikte aynı listeye gelir. Aşamaları kliniğinizin diliyle tanımlarız: Yeni, İletişimde, Fotoğraf alındı, Doktor değerlendirmesi, Teklif gönderildi, Kapora, Operasyon planlandı. Kart sürükle-bırak ile ilerler; hangi aşamada kaç aday biriktiği ve hangi kaynağın operasyona döndüğü tek bakışta görünür.
WhatsApp, Instagram ve web sohbeti hastanın kartında
Tüm yazışmalar hastanın geçmişiyle birlikte tek ekranda durur; konuşmayı hangi temsilci devralırsa önceki mesajları, fotoğrafları ve notları görür. Yapay zekâ destekli WhatsApp botu sık sorulan sorulara (greft sayısı, iyileşme süreci, otel ve transfer) mesai dışında da ilk cevabı verir, sıcak adayı ekibe devreder. Demoda gördüğünüz gibi yabancı dildeki mesajlar Türkçeye çevrilerek gösterilebilir.
Ameliyathane, oda ve ekip takvimi satışla aynı sistemde
Satış ekibi tarih verirken ameliyathane, oda ve ekip vardiyası takvimini aynı anda görür; çakışan randevu kayıt anında uyarı verir. Operasyon günü yaklaştığında transfer, konaklama ve ön hazırlık görevleri ilgili kişilere otomatik açılır. Geciken görevler için telefona anlık bildirim gelir.
Teklif, kapora ve taksit planı tek kartta
Doktor değerlendirmesinden sonra teklif ve proforma tek tıkla PDF olarak hazırlanır, WhatsApp ya da e-postayla gönderilir. Kabul edilen tekliften taksit planı oluşturulur; yurt dışı hastalar için euro ya da dolar bazlı planlar ve kapora takibi aynı kartta görünür. Online sözleşme ve onam metinleri bağlantı olarak gönderilir, hasta telefonundan okuyup ekrana imzasını atar; imzalı kopya hastanın kaydında saklanır.
Kliniğe uyarlanan diğer modüller
Kontrol ve hatırlatma takvimi
Operasyon tarihinden itibaren 1. hafta, 3., 6. ve 12. ay kontrolleri otomatik görev olarak açılır; hasta WhatsApp'tan hatırlatılır.
Hazır mesaj şablonları
Fotoğraf isteme, ön bilgilendirme, operasyon sonrası bakım ve yorum isteme mesajları tek tıkla, hastanın diline göre gönderilir.
Rol ve yetkiler
Satış temsilcisi kendi adaylarını, doktor değerlendirme bekleyenleri, yönetici tüm kliniği görür. Sağlık verileri yalnızca yetkili kişilere açıktır.
Telefondan kullanım (PWA)
Uygulama mağazası olmadan telefonun ana ekranına eklenir. Yeni hasta adayı geldiğinde temsilcinin telefonuna anında bildirim gider.
Kaynak ve dönüşüm raporları
Hangi reklamın, hangi ülkenin ve hangi temsilcinin operasyona dönüştüğü; ortalama ilk yanıt süresi ve aşama bazında kayıp oranı.
Sağlık turizmi akışı
Ülke, dil ve para birimi alanları; transfer, otel ve tercüman görevleri; uçuş bilgisi ve varış günü kontrol listesi.
Vera Hair Clinic demosunu giriş yapmadan deneyin
Saç ekimi ve estetik alanında çalışan bir klinik için geliştirdiğimiz CRM'in satış, operasyon ve finans ekranları tarayıcınızda açılır. Kartları sürükleyin, gelen kutusunu ve takvimleri gezin; kendi kliniğinizde neyin farklı olması gerektiğini görüşmede konuşalım.
- Yurt içi ve yurt dışı hasta adayları için lead panosu
- WhatsApp, Instagram ve web sohbeti tek gelen kutusunda
- Ameliyathane, oda ve ekip vardiyası takvimleri
- Hasta süreç rehberi, döviz bazlı taksit planları ve fatura takibi
Canlı demo
Hazır klinik yazılımı mı, kliniğinize özel CRM mi?
| Hazır klinik yazılımı | Kliniğinize özel CRM | |
|---|---|---|
| Hasta adayı (satış) süreci | Çoğu zaman yalnızca randevu ve hasta kaydı | Lead'den operasyona kadar sizin aşamalarınız |
| Meta ve Google reklam formları | Elle aktarım ya da ek entegrasyon | Baştan otomatik bağlı |
| WhatsApp ve Instagram yazışmaları | Sistemin dışında, kişisel telefonlarda | Hastanın kartında, ekip ortak görür |
| Yabancı hasta (dil, döviz, transfer) | Genelde desteklenmez | Ülke, dil, para birimi ve transfer görevleri |
| Kliniğe özel adımlar | Paketin akışına uyarsınız | Fotoğraf, doktor değerlendirmesi, kapora gibi adımlar sizin akışınızla |
| Kurulum süresi | Hızlı başlar | Kapsama göre birkaç hafta |
Proje nasıl ilerler, ne kadar sürer?
Demo yapımıza yakın bir klinik CRM'i genellikle birkaç hafta içinde kullanıma açılır; çok şubeli ya da çok entegrasyonlu kurulumlar daha uzun sürebilir.
Keşif görüşmesi
Bugünkü iş akışınızı, ekip yapınızı ve kullandığınız araçları birlikte haritalarız.
Demo üzerinden kapsam
Canlı demoyu sizin terimlerinizle konuşur, ilk sürümde olacak ekranları netleştiririz.
Geliştirme ve aktarım
Sistemi kurar, mevcut kayıtlarınızı aktarır, WhatsApp ve reklam bağlantılarını yaparız.
Eğitim ve destek
Ekibi eğitir, ilk haftalarda yanınızda kalır, ihtiyaç oldukça geliştirmeye devam ederiz.
Klinik hasta takip programı hakkında sık sorulanlar
Pratikte büyük ölçüde evet. Klasik hasta takip programları daha çok randevu ve hasta kaydına odaklanır; klinik CRM ise bunun önüne hasta adayı (satış) sürecini, reklam ve WhatsApp kanallarını ve teklif-kapora adımlarını ekler. Biz ikisini tek sistemde birleştiriyoruz.
Evet, demomuz zaten bir saç ekimi ve estetik kliniği için geliştirildi: greft sayısı, fotoğraf değerlendirmesi, operasyon takvimi, transfer ve kontrol takibi gibi adımlar bu sektörün iş akışından geliyor. Diş klinikleri için randevu, tedavi planı ve laboratuvar takibi olan ayrı bir yapı da kurabiliyoruz.
Evet. Meta lead formlarına bırakılan başvurular otomatik olarak hasta adayı kartı açar, form cevaplarıyla birlikte ilgili temsilciye atanır ve telefonuna bildirim gider. Web sitesi formları da kaynağıyla birlikte aynı listeye düşer.
Ülke, dil ve para birimi alanları, döviz bazlı teklif ve taksit planları, transfer ve konaklama görevleri ile varış günü kontrol listesi kurulabiliyor. Yabancı dildeki mesajlar Türkçeye çevrilerek gösterilebiliyor; WhatsApp botu ilk soruları mesai dışında da yanıtlayabiliyor.
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. Kullanıcılar yalnızca rolünün izin verdiği kayıtları görür, işlemler kayıt altına alınır ve veriler kliniğinize aittir. Barındırma, saklama süreleri ve aydınlatma metinleri proje başında kliniğinizle birlikte netleştirilir.
Evet. Excel, Google Sheets ya da kullandığınız programdan alınabilen dışa aktarımları inceleyip temizleyerek yeni sisteme aktarıyoruz; geçiş sırasında randevu akışınız durmaz.
Evet. Sistem tarayıcıda çalışır ve telefonun ana ekranına uygulama gibi eklenir. Yeni hasta adayı, geciken görev ya da yaklaşan operasyon için anlık bildirim gelir.
Evet. İstanbul merkezliyiz; keşif, demo, eğitim ve destek görüşmelerini online yapıyor, Türkiye'nin her yerindeki kliniklerle uzaktan çalışıyoruz.
İlgili yazılar
Diş Kliniği İçin CRM: Randevu ve Hasta Takibi Neden Excel'le Yürümez?
Randevu çakışmaları, unutulan hatırlatmalar, tek bir kişide kalan hasta geçmişi — diş kliniklerinde Excel takibinin tıkandığı noktalar ve CRM'in bunları nasıl çözdüğü.
Diş Kliniği İçin Sosyal Medya ve Reklam Yönetimi: Randevu Talebini Artıran 6 Yöntem
Diş klinikleri için Instagram ve Meta reklamları diğer sektörlerden farklı çalışır — çünkü hasta önce güvenmesi gerekir. Randevu talebini artıran 6 somut yöntem.
Hazır CRM mi, İşletmeye Özel CRM mi? Hangisi Ne Zaman Doğru Seçim
Hazır paket hızlı ve ucuz başlar, özel çözüm sizin sürecinize göre şekillenir. İkisi arasında karar vermenize yardımcı olacak somut kriterler.
Özel CRM yazılımı hizmetimiz · Emlak CRM programı · WhatsApp CRM ve Meta lead takibi · Tüm sektör demoları
Kliniğiniz için hasta takibini birlikte kuralım
İstanbul merkezliyiz, Türkiye'nin her yerindeki işletmelerle online çalışıyoruz. İlk görüşme ücretsiz.